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Das Arbeitszeugnis: Einfach gemacht – oder doch nicht?

von Marco Tunesi / ehem. VR-Präsident von Consult & Pepper


Weshalb geben Arbeitszeugnisse immer wieder Anlass zu Diskussionen, Meinungsverschiedenheiten, ja gar juristischen Auseinandersetzungen? Könnte der Ursprung allen Übels einfach darin liegen, dass ganz einfach der Zeitpunkt des Entstehens dieses Dokumentes ungünstig ist? Verlust des Arbeitsplatzes aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten oder organisatorischer Massnahmen, Vorgesetztenwechsel, unerwarteter Abgang eines äusserst wertvollen Mitarbeiters, etc.: Ist ein Gesetzesartikel wie Art. 330a OR ausreichend, um eine emotional befreite Herangehensweise zu garantieren?

1. Bedeutung und Stellenwert von Arbeitszeugnissen
Das Arbeitszeugnis ist im modernen Recruiting ein zentrales Element in der Vorselektion von Bewerbern. Während Lebenslauf, Diplome, Urkunden, Atteste usw. Auskunft über fachliche Qualifikationen geben, erhofft man sich von Arbeitszeugnissen eine erste Aussage zu den Soft Skills. Was nützt das beste Know-how, wenn jemand nicht teamfähig ist oder schlicht und ergreifend nicht in der Lage ist, sein Potential abzurufen? Man will sich einen Überblick verschaffen, was jemand wie gut geleistet hat, in welchem Umfang und auf welche Art und Weise. Ein Arbeitszeugnis kann darüber entscheiden, ob jemand für erste Gespräche berücksichtigt wird oder nicht. Mit den Jahren einer Karriere nimmt die Gewichtung der Arbeitszeugnisse sogar noch zu. Leistungen im Studium treten in den Hintergrund.

2. Gesetzliche Grundlagen Art. 330a OR
Der Arbeitnehmer kann jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht.

Auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers hat sich das Zeugnis auf Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken.

Der Begriff jederzeit bezieht sich jedoch nicht auf ein Zwischenzeugnis, sondern auf ein Abschlusszeugnis. Zwischenzeugnisse werden meistens auf Wunsch des Arbeitnehmers ausgestellt. Klassische und zudem unverfängliche Gründe sind der Vorgesetztenwechsel oder die Übernahme neuer Aufgaben. Dabei darf der Arbeitgeber sich nach dem Grund erkundigen. Der alleinige Wunsch auf Beurteilung der eigenen Leistungen reicht nicht aus, um ein Zwischenzeugnis anzufordern. Gemäss dem Gesetzgeber ist das Zwischenzeugnis nicht das geeignete Mittel, um dies festzuhalten.

Unter Art. 330a OR Abs.2 spricht man von der Arbeitsbestätigung. Sie können jedoch davon ausgehen, dass der Leser alles Negative in eine Bestätigung hineininterpretieren wird.

Die häufig anzutreffende Meinung, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, ein gutes Arbeitszeugnis zu erstellen trifft so nicht zu. In der Praxis haben sich vier Grundsätze entwickelt, welche beachtet werden müssen:

Grundsatz des Wohlwollens: Das Arbeitszeugnis soll dem Arbeitnehmer das wirtschaftliche Fortkommen erleichtern. Die Grenze des Wohlwollens zieht sich an der Wahrheitspflicht.

Grundsatz der Wahrheit: Auf die Angaben des Arbeitszeugnisses muss man sich verlassen können. Die Informationen müssen deshalb stimmen.

Grundsatz der Vollständigkeit: Das Arbeitszeugnis muss alle notwendigen Angaben zur Person, den Beschreib der ganzen Tätigkeitsdauer und alle wesentlichen Tatsachen dieses Zeitabschnittes enthalten.

Grundsatz der Klarheit: Gerichte stellen hohe Anforderungen an die Klarheit und Eindeutigkeit der Angaben. Verborgene Zeichen und Formulierungen (Geheimsprache) verstossen gegen den Grundsatz der Zeugnisklarheit und sind deshalb unzulässig.

Wie bereits angetönt, geht die Wahrheitspflicht dem Grundsatz des Wohlwollens klar voraus. Der Arbeitgeber muss Fakten im Zeugnis aufführen, welche einen möglichen Schaden des künftigen Arbeitgebers verhindern. Aus diesem Grund gehören schlechte Qualifikationen, andauernde gesundheitliche Probleme und gar kriminelles Verhalten unbedingt in ein Zeugnis. Bei bewusster Unterlassung kann dies sogar zu möglichen Schadensersatzklagen führen.

3. Grundsatz der Klarheit vs. Geheimcodes
Gibt es sie oder gibt es sie nicht, die sagenumwobenen Geheimcodes? Nun gut, wenn es sie offiziell gäbe, wären sie zumindest nicht mehr geheim. Das Erstellen eines Zeugnisses ist eine Gratwanderung. Sie möchten dem Grundsatz des Wohlwollens gerecht werden und dennoch dem zukünftigen Leser durchblicken lassen, dass die Leistungen nicht immer brillant waren. Somit muss das Zeugnis irgendwie gut klingen, es aber doch nicht sein. Dieser Spagat lädt förmlich zu wilden Spekulationen und Interpretationen ein. Der Ersteller eines Zeugnisses ist sich häufig zu wenig bewusst, dass der Leser primär Hinweise auf negative Eigenschaften sucht.

Ich rate Ihnen an dieser Stelle, dass Sie einem Mitarbeiter, welchen Sie tatsächlich sehr schätzten, ein unmissverständlich gutes Zeugnis ausstellen. Je persönlicher und direkter der Inhalt, desto aussagekräftiger ist das Zeugnis. Schreiben Sie ruhig auch, dass es Ihre Absicht ist, dem Arbeitnehmer eine sehr gute Referenz erweisen zu wollen. Mit einem ausserordentlichen Bedauern über den Weggang am Schluss des Zeugnisses kann dann schon fast nichts mehr schief gehen.

Aber sind wir ehrlich, verzwickt ist die Angelegenheit bei einem Mitarbeiter, der sich selber besser einschätzt, als Sie es als Arbeitgeber tun. Die Diskussionen sind vorprogrammiert. Bezüglich der Beweislast im Streitfall werden gute Arbeitsleistungen vermutet; sehr gute muss der Arbeitnehmer, schlechte der Arbeitgeber beweisen. Wurde vor kurzer Zeit ein gutes oder gar sehr gutes Zwischenzeugnis erstellt, darf das Schlusszeugnis nicht ohne triftigen Grund wesentlich davon abweichen.

Allfälligen Uneinigkeiten können Sie als Vorgesetzter vorgreifen, indem Sie den jährlichen oder halbjährlichen Mitarbeitergesprächen und Bewertungen eine wichtige Bedeutung zumessen. Protokollieren Sie das Gespräch und lassen Sie es sich vom Beurteilten gegenzeichnen.

4. Worauf gilt es zu achten?
Ersteller von Zeugnissen
a) Arbeiten Sie mit klaren Bewertungsmodellen. Arbeiten Sie mit Abstufungen wie ausserordentlich gut, sehr gut, gut, befriedigend, ausreichend oder mangelhaft. Aussagen wie „er/sie hatte sich bemüht, gute Leistungen zu erbringen“ sind jedoch nicht zulässig. Sie werden von Gerichten als unnötig verletzend und herablassend beurteilt.

b) Vermeiden Sie Sätze, welche unterschiedlich aufgefasst werden können und Interpretationen Tür und Tor öffnen. Der Zusatz, dass sich ein Unternehmen zu uncodierten Zeugnissen bekennt, kann hilfreich sein. Sollten Sie jedoch einen Ratgeber zu Codierungen und Geheimzeichen usw. beim Erstellen behelligen, denken Sie bitte immer daran, dass der Leser vielleicht zufälligerweise nicht das gleiche Exemplar zur Entschlüsselung benutzt. Bei dem immensen Angebot an Literatur müssen Sie nämlich davon ausgehen. Verzichten Sie auf Codes und investieren etwas mehr Zeit, um ein persönlich gefärbtes, verständliches Zeugnis zu erstellen.

c) Bewerten Sie den Arbeitnehmer fair aber ehrlich und seien Sie sich der Bedeutung dieses Schriftstückes für den Verlauf der weiteren Karriere bewusst. Die oft als leidige Pflicht empfundene Tätigkeit entscheidet über sehr viel.

d) Aussagekräftige und detaillierte Arbeitszeugnisse sind auch eine gute Visitenkarte für das Unternehmen.

Leser von Zeugnissen
a) Versuchen Sie nicht, auf all Ihre Fragen eine Antwort aus dem Arbeitszeugnis zu erhalten. Bei der Besetzung von Schlüsselpositionen gibt es bessere Methoden, die Persönlichkeit und Leistungsfähigkeit zu messen (Strukturierte Interviews, Assessment Center, Referenzen, Persönlichkeitsanalysen usw.).

b) Stützen Sie sich in der Bewertung von Zeugnissen auf klar messbare Aussagen ab (siehe Absatz a) bei Ersteller von Zeugnissen).

c) Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie die Aussagen genau gleich interpretieren wie der Aussteller des Zeugnisses.

Um letzte Bedenken ausräumen zu können, ist es besonders hilfreich, wenn der Ersteller eines Zeugnisses gleichzeitig auch als Referenzgeber angefragt werden kann. Dabei könnten unklare Aussagen gleich besprochen werden. Aber dazu benötigen Sie selbstverständlich das Einverständnis des Kandidaten.

5. Quo Vadis?
Weltweit ist die Bedeutung von Arbeitszeugnissen sehr viel geringer als in unseren Breitengraden. Eine Arbeitsbestätigung ist meistens nur auf Anfrage erhältlich. Vielmehr wird über Referenzen gearbeitet, jedoch nicht immer mit dem Wissen der Bewerber. Auch dies führt natürlich zu Unregelmässigkeiten und Diskriminierungen.

Weshalb also arbeitet man nicht mit einem Notensystem, wie wir es alle seit Kindesgedenken kennen? Können Bereiche wie Fachwissen, Arbeitsweise, Leistung, Verhalten nicht einfach zusätzlich zu einer schriftlichen Bewertung mit einer Note von 1 – 6 bewertet werden? Ist der Respekt vor Diskussionen und einer Flut von Prozessen gerechtfertigt oder würde dies zu einem klareren Verständnis bei der Bewertung eines Arbeitnehmers führen? Eine Fünf ist eine Fünf. Und nicht eine hätte-könnte-wäre-eventuell-Fünf.

Arbeiten Sie mit Codes? Welche Bedeutung messen Sie den Arbeitszeugnissen bei? Ist eine Notengebung sinnvoll und realistisch? Sehen Sie weitere Möglichkeiten, die Transparenz von Arbeitszeugnissen zu verbessern? Ihre persönliche Meinung interessiert mich sehr. Über eine e-Mail freue ich mich.

 

Marco Tunesi, ehem. VR-Präsident Consult & Pepper AG




 

 

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